درست است که پیاده‌سازی نرم افزار ERP (Enterprise Resource Planning) می‌تواند یک سازمان را متحول کند؛ اما مجموعه‌ای از چالش‌های خاص خود را نیز به همراه خواهد داشت. در این مقاله به بررسی برخی از رایج‌ترین چالش‌های پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت منابع سازمانی و راهکارهای آن می‌پردازیم.

چالش‌های پیاده‌سازی نرم افزار ERP

می‌توان فرایند استقرار این سیستم را به ۸ مرحله تقسیم کرد. در هریک از این مراحل چالش‌های احتمالی وجود دارند که با مدیریت درست می‌توان تمامی آن‌ها را پشت سر گذاشت.

برنامه‌ریزی و آماده‌سازی

یکی از دلایل اصلی که به شکست در استقرار نرم افزار ERP منجر می‌شود، نداشتن اهداف واضح و قابل اندازه‌گیری است. سازمان‌ها باید این را مشخص کنند که از پیاده‌سازی سیستم مدیریت منابع سازمانی دقیقاً چه هدفی دارند؛ از افزایش بهره‌وری گرفته، تا کاهش هزینه یا بهبود دقت داده‌ها و…، تمام انتظارات کسب‌وکار از سیستم باید مشخص شود.

چالش دیگر، داشتن یک برنامه‌ریزی دقیق است که تمام جزئیات مورد نیاز را در خود داشته باشد. این کار شامل ایجاد یک طرح جامع پروژه است که تمام مراحل اجرا، از ارزیابی اولیه تا پشتیبانی پس از اجرا را مشخص می‌کند. بدون داشتن یک برنامه‌ی منسجم، ممکن است پروژه به‌سرعت از مسیر درست خود خارج شود.

در مرحله‌ی برنامه‌ریزی و آماده‌سازی نرم افزار ERP، باید به نیازسنجی منابعی از جمله زمان، پول و نیروی متخصص پرداخت. بسیاری از سازمان‌ها، اهمیت این موضوع را دست‌کم می‌گیرند که در ادامه به تاخیر و افزایش هزینه‌های پروژه منجر می‌شود. به همین دلیل، تخصیص و مدیریت صحیح منابع برای حفظ پروژه در برنامه زمانبندی و در حد بودجه ضروری است.

مدیریت تغییر

زمانی که یک سازمان تصمیم به پیاده‌سازی نرم افزار ERP می‌گیرد، ممکن است کارکنان به دلیل نگرانی از کار با یک سیستم جدید و ناشناخته، در برابر این تغییر مقاومت داشته باشند. استراتژی‌های مدیریت تغییر موثر، مانند برقراری ارتباطات شفاف و همکاری سهام‌داران می‌تواند به کاهش این مقاومت کمک کند.

چالش‌های فنی

یکپارچه‌سازی نرم افزار ERP با سایر سیستم‌ها و سخت‌افزارهای موجود ممکن است پیچیده و زمان‌بر باشد و این مشکلات در گذر زمان به چالش‌های مهم‌تری منجر خواهند شد. برای مقابله با این چالش، باید ارزیابی کاملی از وضعیت فعلی زیرساخت‌ها و سیستم‌های سازمان صورت بگیرد تا بتوان برنامه‌ریزی دقیق‌تری انجام داد.

چالش دیگری که در این فرایند به وجود می‌آید، بحث انتقال داده‌ها به سیستم جدید است. مهاجرت داده‌ها به سیستم ERP جدید، یک مرحله‌ی حیاتی است که باید با دقت انجام شود تا تمام اطلاعات مورد نیاز کسب‌وکار به‌درستی وارد نرم‌افزار جدید شوند.

در کنار تمام این‌ها، انتخاب و استقرار یک نرم افزار ERP استاندارد، با این‌که گزینه‌ای رایج برای مدیران سازمان است؛ اما نمی‌تواند تمام نیازهای خاص یک کسب‌وکار را برطرف سازد. به همین دلیل، بسیاری از سازمان‌ها زمان انتخاب این سیستم، به دنبال نرم‌افزاری هستند که ظرفیت‌های لازم برای سفارشی‌سازی و پیکربندی‌های دلخواه را داشته باشد و ممکن است به‌راحتی سیستم دلخواه خود را پیدا نکنند.

انتخاب تامین‌کننده

یکی دیگر از چالش‌های پیاده‌سازی نرم افزار ERP در سازمان، پیدا کردن تامین‌کننده‌ای است که علاوه‌بر ارائه‌ی یک نرم‌افزار همه‌فن‌حریف، قیمت مناسب و خدمات مورد نیاز سازمان شما را داشته باشد. پشتیبانی مداوم فروشنده برای رسیدگی به مشکلات و اطمینان از اجرا شدن درست سیستم، امری ضروری است که اگر به‌خوبی انجام نشود، با چالش‌های جدی همراه خواهد بود.

در همین راستا، بین سازمان و تامین‌کننده قراردادی تحت عنوان قرارداد سطح خدمت یا SLA (Service Level Agreement) بسته می‌شود که انتظارات برای پشتیبانی و نگهداری سیستم را تعیین کند.

علاوه‌بر این موضوع در بسیاری از مواقع، پیاده‌سازی سیستم ERP به دلیل چالش‌های پیش‌بینی‌نشده یا نیاز به سفارشی‌سازی‌های اضافی، از برآوردهای اولیه بودجه فراتر می رود. مدیریت موثر بودجه و برنامه‌ریزی برای روزهای مبادا نقش موثری در کاهش هزینه‌های اضافه خواهد داشت.

مدیریت پروژه

در مدیریت پروژه اصطلاحی تحت عنوان خزش محدوده یا Scope Creep وجود دارد. خزش محدوده زمانی اتفاق می‌افتد که به دلیل برنامه‌ریزی نادرست، در طی اجرا نیازها یا اهداف جدیدی ایجاد می‌شوند و باعث هزینه‌تراشی‌های اضافه خواهند شد.

برای پیشگیری از این مشکل، مجریان پروژه باید دقت داشته باشند که هر تغییری، هماهنگ با اهداف کلی پروژه اعمال شود. همچنین، باید خطرات بالقوه در مراحل اولیه شناسایی شوند تا بتوان به استراتژی‌هایی برای اجرای موفق نرم افزار ERP رسید. این موضوع، شامل خطرات فنی، خطرات تامین و استفاده از منابع و خطرات سازمانی می‌شود.

مدیریت داده

اولویت اول در پیاده‌سازی سیستم مدیریت منابع سازمانی، حفاظت از داده‌های حساس در برابر نفوذ و تهدیدات سایبری است که حفظ امنیت این اطلاعات به کمک اقدامات امنیتی قوی امکان‌پذیر خواهد بود.

در صورتی که تمام داده‌ها به‌درستی و با دقت وارد سیستم نشوند، فرایند گزارش‌گیری و تصمیم‌گیری برای مدیران دشوار و چالش‌برانگیز خواهد بود؛ چرا که اطمینان از صحت و ثبات داده‌ها برای موفقیت یک نرم افزار ERP حیاتی است. همچنین، ایجاد سیاست‌ها و قوانین مدیریت داده‌ها می‌تواند به حفظ کیفیت و یکپارچگی اطلاعات کسب‌وکار کمک کند.

چالش‌های بعد از استقرار

پس از پشت سر گذاشتن چالش‌های مربوط به برنامه‌ریزی و پیاده‌سازی نرم افزار ERP، مدیران سازمان باید از عملکرد درست این سیستم، اطمینان حاصل کنند. برای این‌که سیستم بتواند مزیت‌های خود به به‌خوبی نشان دهد، باید توسط تمام کاربران و به‌درستی مورد استفاده قرار بگیرد. بنابراین در این مرحله لازم است در صورت نیاز، پشتیبانی و آموزش‌های لازم برای کارکنان فراهم شود.

علاوه‌بر این، باید عملکرد سیستم به‌صورت مداوم تحت نظر باشد و پیکربندی‌ها و سفارشی‌سازی‌های لازم در طول زمان انجام شود تا کسب‌وکار به نتایج دلخواه خود دست پیدا کند. در آخر این‌که سیستم ERP برای این‌که بتواند پاسخ‌گوی نیاز سازمان‌ها باشد به بهبود و به‌روزرسانی مداوم نیاز دارد و این موضوع، شامل ارتقای منظم سیستم، بهینه‌سازی فرایندها و استفاده از بازخورد کاربران است.

پیاده‌سازی نرم افزار ERP یک فرایند پیچیده و چالش‌برانگیز است که به برنامه‌ریزی دقیق، مدیریت تغییر موثر و پشتیبانی مداوم نیاز دارد. با درک این چالش‌ها و پرداختن به راهکارهای صحیح، سازمان‌ها می‌توانند شانس خود را برای اجرای موفق این سیستم افزایش دهند.

همچنین، استفاده از بهروش‌هایی (Best Practices) مانند برقراری ارتباطات شفاف، آموزش کامل و بهبود مستمر می‌تواند به شما کمک کند در کسب‌وکار خود، بهترین استفاده را از سیستم مدیریت منابع سازمانی ببرید.

نرم افزار ERP راهکار نوین سیاق

بیش از ۲۵ سال فعالیت در زمینه‌ی نرم‌افزارهای سازمانی، راهکار نوین سیاق را به توسعه‌ی یک نرم‌افزار ERP همه‌فن‌حریف رسانده است. نرم افزار ERP راهکار نوین سیاق، با بهره‌مندی از ۵۰+ ماژول تخصصی، از نرم‌افزار تولید و حسابداری گرفته، تا مدیریت سرمایه‌های انسانی و ارتباط با مشتریان، راهکاری برای مدیریت یکپارچه‌ی تمام بخش‌های سازمان به شمار می‌رود.

برای مشاوره با کارشناسان و دریافت دمو، با شماره‌های زیر تماس بگیرید:

۰۲۱-۵۸۹۲۱

۰۲۱-۸۸۱۰۹۴۷۱

۰۲۱-۸۸۵۵۲۴۱۵