هر کسب و کاری دارای فرایندهای متعددی می‌باشد که برخی از آن‌ها ساده و برخی دیگر پیچیده هستند و یکی از عوامل اصلی در موفقیت کسب و کارها، مدیریت فرآیندهای کسب و کار است؛ اما این مدیریت فرایندها به چه معناست؟ چگونه می‌توان فرایندها را به بهترین شکل مدیریت نمود؟ برای یافتن پاسخ این سوالات، همراه ما باشید.

مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟

مدیریت فرایند کسب و کار یا به اختصار BPM (Business Process Management) روشی برای شناسایی و مدیریت فرایندهای یک کسب و کار می‌باشد، که از ۵ مرحله تشکیل شده است؛ مراحل مدیریت فرایند کسب و کار عبارت‌اند از:

مرحله اول: شناسایی و تعریف فرایندها

در اولین مرحله برای مدیریت فرایندهای کسب و کار، باید از طریق روش‌های مختلفی – مانند مصاحبه با کارکنان، مشاهده فرایندهای دستی، تحلیل مستندات و… – فرایندهای موجود در کسب و کار یا سازمان شناسایی و تعریف شوند.

مرحله دوم: تجزیه و تحلیل فرایندها

در مرحله دوم، باید فرایندهای شناسایی شده به دقت مورد تجزیه و تحلیل قرار بگیرند و گلوگاه‌ها، منابع مورد نیاز، افراد دخیل در فرایند، مدل داده و… شناسایی شوند.

مرحله سوم: طراحی و پیاده‌سازی فرایندها

در این مرحله، فرایندها باید متناسب با ساختار سازمانی طراحی شوند و جریان کار برای آن‌ها تعریف گردد؛ سپس به کمک ابزارها و روش‌های مختلف پیاده‌سازی شوند.

مرحله چهارم: نظارت بر عملکرد فرایندها

پس از پیاده‌سازی فرایندها، سازمان‌ها و کسب و کارها باید بر روی عملکرد فرایندها و خروجی آن‌ها نظارت داشته باشند؛ به این طریق می‌توانند مشکلات و کمبود‌هایی که در طراحی فرایند وجود دارند را شناسایی کنند.

مرحله پنجم: بهبود مستمر فرایندها

آخرین مرحله از مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود مستمر فرایندها و اصلاح مشکلات و کمبود‌های شناسایی شده در فرایندها می‌باشد؛ سازمان‌ها و کسب و کارها باید به طور مداوم فرایندها را بهبود ببخشند تا فرایند به بلوغ کامل برسد.

کسب و کارها و سازمان‌ها با استفاده از روش مدیریت فرآیندهای کسب و کار BPM، قادر به شناسایی انواع فرایندها و همچنین بهینه‌سازی و خودکارسازی آن‌ها هستند؛ این روش به سازمان‌ها کمک می‌کند تا درک و دید کاملی از فرایندها و نحوه انجام آن‌ها به دست بیاورند و از جریان کار اطلاعات کاملی به دست بیاورند. اما چرا به مدیریت فرایند کسب و کار نیاز داریم؟

مدیریت فرایند کسب و کار چه مزایایی دارد؟

شناسایی و مدیریت فرایند کسب و کار، با خود مزایای مختلفی به همراه دارد، اما مهم‌ترین مزیت‌های استفاده از این روش عبارت‌‌اند از:

• افزایش شفافیت در سازمان
• افزایش سرعت فرایندها
• کاهش زمان فرایندها
• کاهش هزینه‌های اضافی
• بهبود عملکرد و خروجی فرایندها
• افزاش چابکی سازمان در مواجهه با تغییرات
• و…

با شناسایی فرایندها و مراحل آن‌ها، شفافیت در سازمان افزایش می‌یابد و هر کدام از افراد شناخت کاملی از نقش خود و دیگران در فرایندهای مختلف به‌دست می‌آورند؛ از طرفی بهینه‌سازی فرایندها موجب حذف مراحل اضافی و در نتیجه کاهش هزینه‌ها و زمان اتمام فرایندها می‌گردد.

شایان ذکر است که یکی از بهترین ابزارها برای بهبود مدیریت فرایند کسب و کار BPM و کسب نتیجه و خروجی بهتر از فرایندها، استفاده از نرم افزارهای تخصصی مدیریت فرایندهای کسب و کار است. حتما برای شما هم سوال پیش آمده که نرم افزار تخصصی BPM چیست؟

برای مدیریت فرایند کسب و کار از چه نرم افزاری استفاده کنیم؟

نرم‌افزارها و متد‌های مختلفی برای مدیریت فرایند کسب و کار وجود دارد، اما بهترین نرم‌افزار برای این امر، نرم افزارهای BPMS یا همان نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار می‌باشد. نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار BPMS ابزاری تخصصی و حرفه‌ای برای شناسایی، تعریف، بهینه‌سازی، پیاده‌سازی و خودکارسازی فرایندها به صورت الکترونیکی است.

سازمان‌ها و کسب و کارها به کمک نرم‌افزارهای BPMS می‌توانند فرایندهای خود را پس از شناسایی، طراحی و بهینه‌سازی، در نرم‌افزارها و سامانه‌های مختلف پیاده‌سازی کنند. نکته مهم در مورد یک نرم‌افزار BPMS خوب، امکان طراحی فرایند به کمک نمادهای بصری و المان‌های تصویری می‌باشد.

اگر عبارت نرم افزار BPMS را در اینترنت جستجو کنید، با انواع مختلفی از نرم افزارها و برندها مواجه خواهید شد، که کار انتخاب یک نرم افزار مدیریت فرایندها کسب و کار را برای شما سخت می‌کند. یکی از بهترین بازیکنان این میدان، نرم افزار مدیریت فرایندها (BPMS) فراگستر است؛ این نرم افزار یکی از زیرسیستم‌های تخصصی اتوماسیون کسب و کار فراگستر می‌باشد و یکپارچگی کاملی با این سامانه دارد. برخی از قابلیت‌ها و امکانات نرم افزار BPMS فراگستر عبارت‌اند از:

• طراحی فرایندها با حداقل نیاز به دانش برنامه‌نویسی
• طراحی فرایندها مطابق با استاندارد BPMN.2
• طراحی فرایندها به کمک نمادهای بصری و به صورت Drag & Drop
• امکان طراحی تعداد نامحدودی از فرایندها
• دسته‌بندی و گروه‌بندی فرایندها
• قابلیت تعریف انواع شرط‌ها، انتساب‌ها در مدل فرایند
• یکپارچگی کامل با اتوماسیون اداری فراگستر و زیرسیستم‌های آن
• پشتیبانی کامل از معماری سرویس‌گرا SOA
• قابلیت Import و Export کردن فرایندها
• امکان یکپارچگی کاربران با LDAP و Active Directory از طریق اتوماسیون اداری
• امکان طراحی فرم‌های الکترونیکی و استفاده از آن‌ها در فرایندها
• پشتیبانی از Sub-forms درون یک فرم
• و…

منبع : فراگستر