برای تولید یک محتوای توانمند بدون توجه به حجم و مقیاس آن نیاز است که به یک سری از قوانین پایبند باشیم. بدون داشتن برنامه مشخص این کار بسیار وقت گیر خواهد بود و در نهایت نتیجه مطلوب کسب نمی‌شود. و این محتوا کمکی به شما برای رسیدن به اهداف شغلی وهمچنین رفع نیازمخاطبانتان نخواهد کرد ودراصل تمام منابعی که برای تولید محتوای خود فراهم کرده اید به نوعی هدر می‌رود.

 با رعایت موراد زیر در تولید محتوا به صورت گروهی تا حدی میتوانیم این روند را برای تمام اعضای گروه آسان تر کنیم و به نتایج بهتری دست پیدا کنیم:

• تعیین اهداف محتوایی که قصد تولید آن را دارید
• مشخص کردن وظایف هر شخص در گروه
• مشخص کردن نقش هریک از اعضا در انجام پروژه
• ترتیب انجام کارها
• تغیین خط زمانی و موعد مقرر در هر پروژه
• تعیین فهرست موجودی محتواهای تولید شده

1. تعیین هدف محتوای تولید شده

 اگر محتوای تولید شده در راستای اهداف کسب و کارتان و نیاز مخاطبانتان نباشد، هیچ برنامه ریزی ای نمیتواند شما را دراین مسیرکمک کند. زمانی که هر یک از اجزای محتوایتان دارای هدف تعریف شده باشد شما قدرت اندازه گیری کارایی و تحلیل کار خود در آینده بدست می‌اورید و توانایی تشخیص این موضوع را دارید که محتوای شما در راستای کسب رتبه در موتورهای جستجو، آگاهی سازی مخاطبین از برند خود و یا هر چیز دیگری در حال حرکت است و در نتیجه تفاوت های زیادی رو میتوانید با محتوای خود رقم بزنید.

بهترین زمان اختصاص دادن هدف مشخص به هر یک از اجزای محتوای مورد نظرتان موقعی است که در مرحله ی تعیین موضوع اصلی وب سایتتان قرار دارید زیرا شما قبل از اینکه به تولید محتوا فکر کنید باید حیطه ی کاری خود را مشخص نموده و بدانید قصد جذب چه نوع مخاطبانی را در آینده دارید.

2. تعیین وظایف تمام اعضای گروه

اگر اعضای گروه وظایف خود را نشناسند امکان تاخیر در انجام پروژه های تولید محتوا به شدت بالا می رود و اگر هم کار به موقع انجام شود ممکن است نتیجه ی مطلوبی حاصل نشود. به طور مثال اگر تیم نگارش و تدوین کار خود را به موقع به اتمام برسانند ولی از آن طرف تیم طراحی وظایف خود را به درستی نشناسند به طبع به فرصت بیشتری برای اتمام کار خود نیاز دارند، پس هماهنگی در گروه از بین میرود و نتیجه ای جز تاخیردر مار و خستگی بیش از حد کارکنان در پی ندارد.

تمامی کارهای خود را از قبل لیست کنید از خلاصه نویسی گرفته تا بک لینک، تایید اولیه و پست کردن محتوای مورد نظر در سایت. شاید این کار ساده به نظر برسد ولی خیلی راحت امکان دارد فراموش شود، پس دست به کار بشوید و تمام کارهای خود را با جزئیات کامل لیست کنید و طبق ان پیش بروید تا در نهایت با یک محتوای قابل قبول رو به رو شوید.

3. تعین نقش هر یک از اعضا در روند تولید محتوا

هر وظیفه را به شخص بسپارید که مسئولیت پذیر باشد و بتواند آن را به انجام برساند. اگر اینطور نباشد، محتوا در موعد مقرر تولید نمی‌شود و مار به سرزنش تیم یا شخص خاطی میکشد که در دراز مدت روابط بین اعضای گروه را خراب میکند و تاثیر منفی در روند کلی کار می‌گذارد.

سعی کنید قبل شروع فرایند تولید محتوا به لیستی که در مرحله قبل تهیه کردید مراجعه کنید و جلوی هر یک از وظایف اسم شخص مسئول را بنویسید و تلاش کنید که همه ی اعضا از تمام ابعاد مسئولیت های خود با خبر باشند تا کار بدون هیچ مشکلی به اتمام برسد.

4. ترتیب انجام کارها در روند تولید محتوا

اگر ترتیب انجام وظایف در زمان تولید کردن محتوا به هم بخورد با افرادی رو به رو میشوید که منتظر هستند تا کار دیگری به اتمام برسد تا کار خود را شروع کنند ، اما اگر تمام کارها به ترتیب انجام شود و هیچ یک از اعضا تاخیری در کار دیگری ایجاد نکند، چه بسا کارها زودتر از موعد مقرر هم به اتمام برسد.

برای تحقق این موضوع به لیست خود مراجعه کنید و موقعیت هر وظیفه را مشخص کنید، نیاز است مطمعن شوید که هیچ کاری قبل از انجام به کار دیگری وابسطه نمیباشد. به طور مثال فرض کنید دو نفر روی کار طراحی و تهیه منابع مورد نیاز برای محتوا کار میکنند، نیاز است مطمئن شوید قبل از شروع کار طراح  گرافیکی، کار تولید کننده منابع مورد نیاز به اتمام رسیده باشد تا هیچ تداخلی بین اعضای تیم به وجود نیاید.

5. تعیین خط زمانی و موعد مقرر شده

این بخش به عنوان قسمت پایانی کار قلمداد می‌شود و به نوعی تمام مراحل قبل را به هم پیوند می‌دهد و یک پروسه ی قابل تکرار و مؤثر را برای تیم تولید محتوا پدید می‌اورد که میتوانند بر اساس آن کار خود را به نحو احسنت پیش ببرند.

برای دستیابی به این موضوع نیاز است که بعد از انجام چند نمونه کار تولید محتوا یا بر اساس تجربه شخصی خو مدت زمانی را برای انجام هر وظیفه معین نمایید و تلاش کنید که تمام اعضای گروه رو از این زمان بندی ها مطلع سازید تا هر شخص بداند چه مقدار زمان برای انجام وظایفش دارد، و سعی کنید از قبل بدانید که در هفته یا ماه پیش رو قصد تولید چند محتوا را دارید و زمان تولید کردن و پست کردن آن در سایت را نیز مشخص نموده تا با با یک برنامه ریزی دقیق تمام کارها را به موقع بتوانید به اتمام برسانید

6. فهرست موجودی محتوا

مسولیت هایی را باید برای لیست محتواهایی که تولید کرده اید در نظر داشته باشد تا هیچ جزئی جا به جا یا گم نشود دقیقاً مانند لیستی که برای انجام وظایف تهیه کرده بودید. تمام اعضای گروه باید نقش خود را در این فهرست ایجاد شده بشناسند.

جمع بندی

تمام  گام هایی که درباره آنها در این مقاله بحث کردیم باعث میشوند که شما محتوایی با کیفیت بالا، بدون تاخیر، بدون دوباره کاری و خستگی مفرط تولید کنید. بهترین کار برای آنالیز سایت در این فرایند این است که به محتواهای قبلی خود مراجعه کنید و به کم و کاستی های آن پی ببرید و سعی در هر چه بهتر کردن مطالب خود داشته باشد.