سازمان حج و زیارت در اطلاعیه‌ای درباره حج تمتع سال آینده به جدول زمان‌بندی اولویت‌ها، شرایط و هزینه تشرف به حج تمتع ۹۹ و همچنین چگونگی واگذاری قبوض اشاره کرده است که متن کامل این اطلاعیه به شرح ذیل است:

به لطف خداوند متعال بر اساس برنامه‌ریزی‌های انجام شده سازمان حج و زیارت ثبت‌نام متقاضیان اعزام به حج تمتع سال ۱۳۹۹در کاروان‌های اعزامی به‌شرح زیر اعلام می‌شود:

الف ـ جدول زمان‌بندی ثبت‌نام در کاروان‌ها به ترتیب اولویت:

ـ اولویت‌های اصلی شامل آن دسته از دارندگان قبوض ودیعه گذاری تا تاریخ ۳۱ فروردین ماه سال ۱۳۸۶ که قبلاً نسبت به تکمیل اطلاعات و دریافت کد رهگیری از سامانه https://reserve.haj.ir اقدام نموده‌اند، می‌توانند از ساعت ۱۰ صبح روز ۹ اسفند ماه سال ۹۸ به ثبت‌نام مبادرت ورزند.

این دسته از واجدین شرایط می‌بایست برای انتخاب کاروان، رزرو و ثبت‌نام اولیه به سامانه https://reserve.haj.ir مراجعه و پس از آن مدارک لازم را به مرور زمان به مدیر کاروان مربوطه تحویل دهند.
در صورت عدم مراجعه به موقع رزرو ایشان باطل و ظرفیت خالی کاروان طبق برنامه زمانبندی در اختیار دارندگان سایر اولویت‌ها قرار خواهد گرفت.

ـ ثبت نام ذخیره نیز از دارندگان قبوض ودیعه گذاری تا تاریخ ۱۵ اردیبهشت سال ۱۳۸۶ که قبلاً در سامانه https://reserve.haj.ir با تکمیل و بروز رسانی اطلاعات خود کد رهگیری دریافت نموده اند، از ساعت ۱۰ صبح روز ۲۱ اسفند ماه ۱۳۹۸ انجام می‌گیرد.

فراخوان این دسته از دارندگان قبوض ودیعه‌گذاری عمومی نبوده و صرفا جهت فراهم شدن امکان مراجعه آنها به سامانه جهت اطلاع از ظرفیت‌های خالی احتمالی و در صورت تمایل رزرو در این ظرفیت‌هاست. از این رو مطلقا ظرفیت جدیدی در سطح استان برای پذیرش این افراد با توجه به شیوه فراخوان متصور نیست و تاکید می‌شود که ثبت نام قطعی از این افراد منوط به ظرفیت خالی است.

بدیهی است چنانچه تا قبل از زمان پیش بینی شده ظرفیت کاروان‌ها در هر یک از استان و شهرستان ها کامل شود، امر ثبت نام متوقف خواهد شد.

توجه مهم: درصورت عدم مراجعه اولویت‌های اصلی در زمان مقرر از تاریخ ۲۱ اسفند ماه ۱۳۹۸ ظرفیت‌های خالی موجود در کاروان‌ها توسط دفاتر حج و زیارت استان‌ها با فراخوان از اولویت‌های ذخیره (دارندگان قبوض ودیعه‌گذاری تا ۱۵ اردیبهشت ماه سال ۱۳۸۶ ) تکمیل خواهد شد.

۱ـ برابر فراخوان قبلی سازمان حج و زیارت همه دارندگان قبوض ودیعه گذاری حج تمتع باید با مراجعه به سامانه https://reserve.haj.ir نسبت به تکمیل و بروزسانی اطلاعات و دریافت کد رهگیری اقدام نمایند، از این رو دارندگان قبوض ودیعه‌گذاری حج تمتع مربوط به ثبت‌نام‌های عمومی سال‌های ۱۳۶۰ و ۱۳۶۳ با مبالغ مختلف ۱۸/۰۰۰ ۲۰/۰۰۰، ۲۵/۰۰۰ و ۲۷/۰۰۰ تومانی می‌بایست قبل از ‌ ثبت‌نام به دفتر حج و زیارت استان مربوطه مراجعه و نسبت به بروزرسانی و یا تبدیل قبض خویش به قبض جدید یک میلیون تومانی (با حفظ سابقه) اقدام کنند. ضمناً دارندگان قبوض ودیعه‌گذاری ۸۰۰/۰۰۰ تومانی مربوط به سال‌های ۱۳۷۷ و ۱۳۷۸ نیز با لازم است با مراجعه مستقیم به یکی از شعب بانک ملی و با بهره‌مندی از مزایای مالی مربوطه قبوض خود را به قبض ودیعه‌گذاری یک میلیون تومانی تبدیل کنند. بدیهی است درصورت عدم طی فرآیند ذکرشده امکان انجام تکمیل اطلاعات، رزرو و ثبت‌نام در کاروان برای دارندگان اینگونه قبوض فراهم نخواهد بود.

۲ـ  باتوجه به اینکه ثبت‌نام قطعی در کاروان (پس از ثبت‌نام اولیه) منوط به مراجعه و ارائه به موقع مدارک به مدیر کاروان، پرداخت بخش اول هزینه سفر به میزان بیست و پنج میلیون تومان (بااحتساب اصل مبلغ ودیعه وسود متعلقه) و انجام معاینات پزشکی و اخذ تأییدیه پزشک و نیز واریز باقیمانده هزینه سفر می‌باشد و از طرفی لازم است تا ظرفیت کاروان‌ها به منظور انجام اقدام بعدی ازجمله برگزاری جلسات آموزشی، ارائه گذرنامه معتبر، درج و ارسال اطلاعات برای اخذ روادید و…. در حداقل زمان ممکن تکمیل شود: لذا چنانچه افراد در زمان مقرر و اعلام شده برای ثبت‌نام قطعی (بر اساس آنچه که در بخش نحوه مراجعه و ثبت‌نام مراجعه کنندگان قید گردیده) ، اقدام ننمایند، رزرو و ثبت‌نام اولیه آنها (به دلیل عدم تکمیل مراحل)، از سوی کاروان قابل ابطال بوده و باقیمانده ظرفیت کاروان در اختیار دارندگان سایر اولویت‌ها قرار خواهد گرفت.

۳ـ پس از سپری شدن مدت ثبت‌نام، ظرفیت‌های خالی برابر جدول زمان‌بندی فوق در اختیار اولویت‌های ذخیره قرار گرفته و نیز به محض تکمیل ظرفیت کاروان‌های هر استان/ شهرستان/ شهر، امر ثبت‌نام در کاروان مربوطه پایان یافته و به هیچ عنوان امکان افزایش وایجاد ظرفیت جدید وجود ندارد.

بـ تاریخ اعلام و درج مشخصات کاروان‌ها در استان‌ها

ـ فرآیند ثبت نام در همه استان‌ها از ساعت ۱۰ صبح روز ۹ اسفند ماه ۱۳۹۸ خواهد بود و اسامی ، نشانی و تلفن دفاتر ثبت نام مدیران و مشخصات کاروان‌های حج تمتع در سطح استان، پیش از آغاز ثبت نام قابل رویت خواهد بود.

جـ نحوه مراجعه و ثبت‌نام متقاضیان:

انتخاب کاروان و ثبت‌نام اولیه در کاروان‌های حج تمتع سال ۱۳۹۹ از متقاضیان با مراجعه به نشانی اینترنتی زیر و به‌صورت غیرحضوری بوده و متقاضیان می‌بایست ابتدا نسبت به ثبت‌نام اولیه در یکی از کاروان‌های استان محل سکونت خود مبادرت کرده و سپس به مرور زمان به مدیر کاروان‌ مربوطه مراجعه و پس از تحویل اصل قبض ودیعه‌گذاری خود به مدیر کاروان سایر مراحل ثبت‌نام را (از قبیل تحویل مدارک، واریز بخش اول هزینه سفر، انجام معاینات واخذ تائیدیه پزشکی و واریز باقیمانده هزینه سفر) به موقع پیگیری و نهایی ‌کنند. 

د‌ـ مدارک مورد نیاز به هنگام مراجعه به کاروان بمنظور قطعی کردن رزرو ثبت‌نام:

– اصل قبض ودیعه‌گذاری اولیه
– کارت ملی
توجه: تحویل سایر مدارک موردنیاز ازقبیل گذرنامه معتبر و عکس پس از ثبت‌نام توسط مدیرکاروان به متقاضی اعلام خواهد شد: تأکید می‌شود نسبت به آماده‌سازی این مدارک از هم اکنون اقدام لازم معمول شود.

ذ‌ـ نحوه پرداخت هزینه تشرف:

هزینه قطعی سفر هر کاروان بر مبنای مخارج ارزی و ریالی برای هر زائر محاسبه و مبلغ نهایی آن برای هر کاروان درج و در دو مرحله، بخش اول۲۵۰ میلیون ریال (بااحتساب اصل مبلغ ودیعه‌گذاری وسود متعلقه) و بخش دوم مبلغ باقیمانده هزینه سفر(که زمان دریافت آن از طریق مدیر کاروان به زائر اعلام میشود) اخذ خواهد شد. از آنجایی که ودیعه یک میلیون تومانی اولیه که در هنگام ثبت‌نام توسط افراد پرداخت شده است، به صورت علی‌الحساب بوده: لذا زائرین محترم می‌بایست پس از ثبت‌نام وتحویل مدارک به کاروان، بلافاصله با مراجعه مجدد به سامانه فوق و درج اطلاعات مورد نیاز نسبت به رویت مبلغ قابل پرداخت (بخش اول هزینه سفر) که از طریق درگاه پرداخت الکترونیکی با استفاده از کارت‌های عضو شتاب ممکن می‌باشد، بدون نیاز به مراجعه حضوری به شعب بانک ملی هزینه سفر خود را پرداخت نموده و سپس باید انجام معاینات واخذ تائیدیه پزشکی را در اسرع وقت دنبال کنند.

نکات ضروری و لازم
۱ـ انتخاب و ثبت‌نام متقاضی در کاروان‌هایی میسر خواهد بود که با اطلاعات تکمیل و بروزشده متقاضی در سامانه http://reserve.haj.ir مطابقت داشته باشد (از حیث استان و شهرستان محل اعزام و سایر اطلاعات درج شده از سوی فرد در سامانه تکمیل اطلاعات).
۲ـ متقاضیان پس از قطعی کردن ثبت‌نام باید رسید مربوطه را از مدیر کاروان دریافت و ضمن مطالعه مندرجات آن، رسید ثبت‌نام را نزد خود نگهداری کنند.
۳ـ چنانچه متقاضی پس از انجام رزرو و ثبت‌نام قطعی در زمانبندی و مهلت اعلام شده از سوی کاروان نسبت به واریز هزینه‌ سفر اقدام ننماید منصرف از سفر تلقی شده و رزرو وی در کاروان به صورت یک طرفه و سیستمی ابطال میشود و درصورت تمایل باید مراحل را مجدداً در ظرفیت‌های خالی کاروان‌ها دنبال نماید.
۴ـ متقاضیان محترم می‌بایست درزمان مربوطه با هماهنگی مدیر کاروان نسبت به مراجعه به پزشک و مراکز پزشکی مورد نظریکه از سوی مدیرکاروان معرفی می‌شود اقدام و درصورت تأیید استطاعت پزشکی مراحل نهایی سفر خود را دنبال نماید: بدیهی است درصورت عدم مراجعه به موقع به پزشک و انجام معاینات مربوطه و یا عدم تأیید استطاعت پزشکی، فرآیند ثبت‌نام و اعزام فرد متوقف و فرد دارای اولویت دیگر جایگزین خواهد شد.
۵ـ مدیر کاروان موظف است با هم‌فکری و هم‌کاری سه نفر از افراد برگزیده از سوی زائرین که در اولین جلسه آموزشی انتخاب می‌شوند درخصوص تهیه ملزومات شخصی زائرین نظیر ساک، لباس احرام و سایر موارد ازقبیل نحوه‌ی انتقال به فرودگاه (که به هزینه زائرین خواهد بود) تمهیدات لازم را فراهم نماید. نظارت بر این‌گونه هزینه‌ها بر‌عهده سه نفر مذکور خواهد بود.
۶ـ متقاضیان اعزام به حج تمتع که در کاروان ثبت‌نام قطعی نموده‌اند می‌بایست درصورت تشکیک به ممنوع‌الخروج بودن خود قبل از تشرف و در فرصت متقتضی با مراجعه به مراکز مربوطه در این باره اطمینان لازم را کسب کنند. بدیهی است جبران هرگونه خسارات مالی احتمالی در اینخصوص برعهده شخص متقاضی بوده که در هزینه‌های انصراف از سفر لحاظ خواهد شد.

۵ـ گذرنامه:
متقاضیان واجد شرایط در صورت نداشتن گذرنامه بین‌المللی از هم‌اکنون نسبت به اخذ گذرنامه اقدام کنند. ضمناً متقاضیانی که دارای گذرنامه با تاریخ اعتبار کمتر از ۳۰ دی ماه ۱۳۹۹ می‌باشند نیز باید نسبت به تمدید و یا تعویض گذرنامه خود اقدام نمایند: همچنین به اطلاع می‌رساند که همانند سال‌های گذشته با تعامل و همکاری مجدانه ادارات کل گذرنامه ناجا، امور مربوط به گذرنامه حجاج از طریق دفاتر پلیس + ۱۰ در کوتاه‌ترین زمان ممکن قابل انجام خواهد بود، ازاین رو زائرین محترم می‌بایست حداکثر تا اوایل اردیبهشت ۱۳۹۹، پیش‌بینی تحویل گذرنامه خود به مدیر کاروان را بکنند.
ر‌ـ نحوه دریافت وجه قربانی زائران:
پس از توافق با بانک توسعه اسلامی در عربستان و نهایی شدن وجه قربانی، مراتب از طریق کاروان به اطلاع زائرین خواهد رسید تا نسبت به واریز آن به حسابی که از سوی سازمان به آنان اعلام می‌شود، اقدام کنند.

ز‌ـ واگذاری قبوض:
ودیعه‌گذارانی که به هردلیل امکان تشرف را نداشته و قصد واگذاری قبض خود را به دیگری دارند میتوانند با مراجعه به سامانه زیر و سپس از طریق دفاتر زیارتی انتخابی(در سامانه مربوطه) درخواست خود را پیگیری کنند. در ضمن افرادی در این سامانه افرادی که قصد دریافت قبض را دارند نیز امکان ثبت درخواست و پیگیری خواهند داشت.

س‌ـ شرایط تشرف مشمولین وظیفه، نظامیان، مقامات و مدیران دستگاه های دولتی:
شرایط خروج از کشور مشمولین و نیروهای نظامی و انتظامی تابع مقررات مربوطه خواهد بود و سفر آن دسته از مقامات و مدیران دستگاه های اجرایی و نیز فرمانداران و بخشداران که قبلاً به حج تمتع مشرف شده‌اند تابع مفاد بخشنامه شماره ۶۱۶۸۹/۴۸۱ مورخ ۸۴/۱۰/۰۴ دبیر محترم هیأت دولت خواهد بود. ش‌ـ جهت آگاهی بیشتر متقاضیان محترم تشرف: ۱ـ با توجه به اینکه در حج تمتع بسیاری از امور از جمله مسکن حجاج براساس مقررات وزارت حج عربستان سامان‌دهی و به اجرا گذاشته می‌شود و سازمان حج و زیارت برای انتخاب هتل‌ها و یا تقسیم ظرفیت‌ها با محدودیت‌هایی روبروست لذا سرانه زائری اسکان حجاج در مدینه منوره و مکه مکرمه حدود ۴ متر مربع و حداکثر اسکان پنج نفر در هر اتاق، با احتساب امکانات داخل اتاق تعیین شده و سازمان حج و زیارت بر این اساس نسبت به تامین محل اسکان حجاج اقدام نموده است. ۲ـ سازمان حج و زیارت تلاش خواهد نمود تا اسکان حجاج در مدینه منوره را در نزدیک ترین هتل ها به حرم نبوی شریف فراهم نماید، لیکن در مکه مکرمه با عنایت به شرایط خاص اسکان، هتلهای مورد استفاده حجاج در مناطق مختلف میباشد که با توجه به بعد مسافت تا مسجدالحرام زائران گرامی برای تشرف به حرم از اتوبوس‌های مخصوص زائران ایرانی که از مناطق مختلف به ایستگاه‌های اطراف حرم تردد می‌کنند: استفاده خواهند نمود. ۳ـ با عنایت به مطالب فوق، هزینه مسکن هر زائر باتوجه به ساختمان محل اسکان در مدینه منوره ومکه مکرمه محاسبه و تعیین گردیده است. بنابراین یکی از دلایل اساسی تفاوت هزینه‌های هر کاروان، مکان اقامت آنان در هر یک از دو شهر مذکور می‌باشد. ۴ـ گروه‌های قیمتی هتلها بر اساس امتیازبندی انجام شده و هتلهای اجاره شده در مکه مکرمه و مدینه منوره شامل گروه های قیمتی ۲الف ،۲ ب ، ۲ج ، ۲د ، ۳الف ، ۳ب ، ۳ج ، ۳د می‌باشد
۴ـ همان‌گونه که اشاره شد تفاوت هزینه‌های کاروان‌ها ناشی از اختلاف قیمت اجاره‌بهای مسکن و…. می‌باشد: از این‌رو به متقاضیان محترم توصیه می‌شود از ابتدا دقت کافی در انتخاب کاروان خود را داشته باشند: زیرا به‌دلیل ایجاد مشکلات اجرایی، جابه‌جایی زائر از کاروانی به کاروان دیگر مقدور نخواهد بود.

۵ـ درصورت اخذ مجوزهای لازم از سوی مبادی ذیربط ان‌شاء‌ا…. همه زائرین مدینه اول از ایستگاه‌های پروازی تعیین شده مستقیماً به مدینه منوره اعزام و زائرین مدینه دوم نیز از ایستگاه‌های پروازی خود مستقیماً به جده اعزام خواهند شد.