نرم‌افزار مدیریت پروژه چیست؟

نرم‌افزار مدیریت پروژه، تکنولوژی است که برای سازماندهی گردش کار کسب و کار شما استفاده می‌شود. شما می‌توانید از این سیستم دیجیتال برای نظارت، برنامه‌ریزی، مدیریت وظایف و ترسیم نقشه‌ی اتمام پروژه استفاده کنید. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه به تیم‌های سازمان شما این امکان را می‌دهد که به‌طور مجازی فضایی را به اشتراک بگذارند که بتوانید فعالیت‌ها، پیگیری‌ها و روند حرکت پروژه‌های در حال انجام را زیر نظر داشته باشید. این سیستم می‌تواند به مدیریت منابع پروژه شما کمک کند و به شما این امکان را دهد که جریان کاری خود را سرعت ببخشید.

بیشتر بخوانید» آشنایی با مدیریت خط لوله فروش و تاثیر آن در پیشرفت کسب وکار

با پیشروی پروژه‌ها، نرم‌افزار به کاربران اجازه می‌دهد در مورد وظایف و اقدامات، درون سیستم یادداشت‌برداری کنند و پیشنهادات خود را ارائه دهند. همچنین این سیستم می‌تواند یادآوری‌ها و هشدارهایی را در مورد ددلاین‌های آینده یا کارهای نیمه‌تمام به تیم شما ارسال کند. یک سیستم مدیریت پروژه گردش کار تیم شما را ردیابی می‌کند و خطوط ارتباطی را شفاف، در دسترس و باز نگه می‌دارد. همچنین برای ارزیابی بهره‌وری تیم شما مفید است. با نظارت بر مدت زمانی که کاربران برای یک پروژه صرف می‌کنند یا تعداد وظایفی که انجام می‌دهند، می‌توانید تعیین کنید که چه کسانی در تیم شما بهره‌وری خوبی دارند.

چه کسانی می‌توانند از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه استفاده کنند؟

نرم‌افزارهای مدیریت پروژه می‌توانند به هر کسب و کاری در تسهیل انجام پروژه‌های مختلف و گردش کار کمک کنند. فرقی نمی‌کند شما به‌تنهایی مشغول کار باشید، در یک کسب و کار کوچک فعالیت کنید یا در یک شرکت عظیم؛ در هر صورت وجود سیستم‌های مدیریتی پروژه برایتان مفید خواهد بود. این نرم‌افزارها به ویژه کاربرد بسیار گسترده‌ای برای مشاغلی که شامل دور‌کاری افراد می‌شوند، دارند. این تیم‌ها اغلب با فایل‌ها و حجم انبوه اطلاعات به اشتراک گذاشته شده روبه‌رو هستند.

راه حل‌های این نرم‌افزار با قرار دادن همه چیز در یک مکان، ارتباطات را ساده می‌کند. پس اگر هم‌تیمی‌های فریلنسر یا کارمندان از راه دور دارید، یک سیستم مدیریت پروژه می‌تواند کمک کند با هم همکاری کنید و در ارتباط باقی بمانید. بسیاری از این نرم‌افزارها برنامه‌های رایگان با ویژگی‌های محدود برای شروع دارند که می‌توانید برای شروع از آن‌ها استفاده کنید.

کدام نرم‌افزار مدیریت پروژه بهتر است؟

برای آن که بتوان از یک نرم‌افزار بیشترین بهره را برد باید به عملکردهای مهم و اساسی آن توجه کرد. مثلا ابزارهای زمان‌بندی و مدیریت با کاربری آسان، رسیدگی به چندین پروژه را به طور همزمان آسان می‌کند. نرم‌افزار قرار است عملیات شما را ساده کند، نه اینکه آن‌ها را دشوارتر کند، بنابراین این ابزارها باید ساده و مستقیم باشند. همچنین ابزارهای همکاری تیمی، که به اعضای تیم اجازه می‌دهند روی پروژه‌ها با هم کار کنند و مستقیماً با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، نیز مهم هستند. نمونه‌هایی از ابزارهای همکاری، پیام‌رسانی فوری و اعلام وضعیت هر بخش از پروژه است.

کلید برنامه‌ریزی پروژه این است که شما و کارمندانتان باید بتوانید یه‌راحتی با یکدیگر ارتباط برقرار کنید. علاوه بر این، دریافت اطلاعات به‌موقع در مورد وظایف و پیشرفت تیم شما، جزء حیاتی هر پروژه است. ابزارهای گزارش لحظه‌ای به شما امکان می‌دهد به راحتی فعالیت پروژه را پیگیری کنید. نرم‌افزار مدیریت پروژه به شما نشان می‌دهد که چه کارهایی انجام شده، متوقف شده یا تکمیل شده‌اند. همچنین کارهایی را که باید انجام دهید تا گردش کار را کامل کنید، نشان می‌دهد.

تفاوت سی ار ام و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه

این دو نوع نرم‌افزار عملکردهای متفاوتی را برای مشاغل ارائه می‌دهند. نرم‌افزار CRM برای مدیریت داده‌ها و روابط مشتری طراحی شده است که بر فعالیت‌های خارجی کسب و کار تمرکز دارد، در حالی که نرم‌افزار مدیریت پروژه به پروژه‌ها یا اهداف تجاری با تاریخ شروع و پایان مشخص و خروجی واضح اختصاص داده شده است. این پروژه‌ها می‌توانند توسعه داخلی یا محصولات و خدمات خروجی باشند.

بیشتر بخوانید:» با استفاده از مقاله سی ار ام چیست؟ با نرم افزار سی ار ام آشنا شده و از مزایا و امکانات موثر آن در پیشرفت انواع کسب وکارها آشنا شوید.

نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری بر موفقیت بلندمدت مشتریان تمرکز دارد و نرم‌افزار مدیریت پروژه بر تاریخ شروع و پایان پروژه تمرکز می‌کند، پس باید این دو پلتفرم را از هم جدا نگه دارید. در حالی که مشاغل ممکن است چندین پروژه برای یک مشتری داشته باشند، لازم است که تمام اطلاعات آن مشتری در جریان کار پروژه سازماندهی شود. یک ابزار مدیریت پروژه مانند یک مدیر کسب و کار آنلاین است که به راهنمایی کسب و کار شما کمک می‌کند تا همه چیز را در مسیر خود نگه دارید. یک CRM مانند یک دستیار مدیریت مجازی است که به برنامه‌ریزی قرار ملاقات‌ها، ارسال ایمیل‌ها و گردش کار ساده و واضح کمک می‌کند.

در واقع هدف اصلی یک سی ار ام باکیفیت مثل سی ار ام اوج، مدیریت روابط با مشتریان است. این نرم افزارها برای بهبود ارتباطات با مشتریان، افزایش فروش، خدمات بهتر به مشتریان و ایجاد روابط طولانی‌مدت با مشتریان طراحی شده‌اند و اطلاعات مربوط به مشتریان را جمع‌آوری و تحلیل می‌کنند تا کارشناسان فرصت‌های فروش را بهتر شناسایی کنند و استراتژی‌های بازاریابی را بهینه کنند. اما هدف اصلی نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی، سازماندهی و کنترل پروژه‌هاست. این نرم‌افزارها برای مدیریت گام‌به‌گام پروژه‌ها، تخصیص منابع، زمان‌بندی و پیشرفت پروژه به‌کار می‌روند و ابزارها و قابلیت‌هایی را فراهم می‌کنند که به تیم‌ها کمک می‌کند پروژه را به‌طور موثر و بهینه مدیریت کنند.

منبع مقاله: مجله خبری سی ار ام ابری اوج